紙の台帳管理をデータベース化し、
受付・事務作業を効率化

課題：紙の台帳管理と、長い待ち時間

患者情報や受付の記録は、すべて紙の台帳で管理。来院した際には、書類やファイルのストックの多さに驚くほどでした。

施策：受付・事務をデータベース化し、フォームに集約

Microsoft Access を使い、紙で管理されていた患者情報・受付業務をデータベース化しました。ITに不慣れなスタッフでも安全に使えるよう、操作はすべてフォームに集約し、裏側のデータ処理はクエリで自動化。データベースを誤って壊す心配のない設計にしています。

• 患者情報・受付記録の一元管理：氏名・連絡先・来院状況など、受付・事務に必要な情報をデータベースに集約
• 受付・会計など事務作業をフォーム化：手入力を減らし、クリック中心の操作に。タイピングが苦手なスタッフでも使える
• 誤操作に強い設計：操作はフォームに限定し、データ処理は裏側で自動化。データベースを壊しにくい
• 記録の蓄積・保存：紙のように紛失・劣化せず、探しやすい状態に
• 定着するまで伴走：導入して終わりにせず、訪問での操作指導を重ね、現場で使いこなせるようになるまでサポート

※ 機密性の高い情報を扱うため、セキュリティに配慮して構築しています。本事例は受付・事務業務の効率化を目的としたもので、診療録（カルテ）の電子化を行うものではありません。

成果：受付・事務がスムーズになり、待ち時間も短縮

「探せる・なくさない」こと、そしてコスト削減

記録がデータベースに蓄積されるため、紙のように紛失・劣化せず、探しやすくなりました（災害・紛失への備えにもなります）。また、紙・印刷・保管のコスト削減に加え、事務の効率化により、院長によればコストは40〜55%削減。導入後も継続して稼働しています。

この事例から言えること

紙の台帳管理・書類の山・長い待ち時間に課題を抱えるクリニック・診療所は数多くあります。受付・事務をデータベース化し、現場が使える形に整え、定着まで伴走するだけで、待ち時間・コスト・患者満足は大きく改善できます。御社の医院でも、同じ考え方が応用できます。